市政府辦公室關于認真做好部分市屬工貿企業屬地化管理檔案資料處置工作的通知

泰政辦發〔2009〕155號

一區四園管委會，各鄉（鎮）人民政府，市外經貿局、農業局、農機局、糧食局、民政局、水務局，商物行管辦、機化行管辦、輕紡行管辦：

為進一步加強破產、歇業和統管企業的檔案管理，深入推進部分市屬工貿企業屬地化管理工作，防止企業檔案的流失，使破產、歇業和統管企業的檔案得到有效的保護和便捷的查閱，現就做好破產、歇業和統管企業的檔案資料的處置工作通知如下：

一、破產、歇業和統管企業檔案資料處置的組織領導

涉及到此次屬地化管理的企業應由相關主管部門、行業管理辦公室成立檔案資料處置小組，小組成員分別是企業分管檔案的負責人、企業檔案部門負責人、企業上級主管部門負責人組成。

二、破產、歇業和統管企業檔案資料的處置范圍

企業檔案資料必須準確地反映企業生產、經營管理活動及破產、歇業過程中的真實內容和歷史過程。主要包括：

（一）黨群工作類檔案資料；

（二）行政管理類檔案資料；

（三）經營管理類檔案資料；

（四）生產技術管理類檔案資料；

以上四項為文書檔案。

（五）產品生產或業務開發類檔案資料；

（六）科研類檔案資料；

（七）基本建設工程類檔案資料；

（八）設備儀器類檔案資料；

（九）財務類檔案資料；

（十）人事管理類檔案資料；

（十一）破產、歇業和統管企業在產權（歸屬地）變動期間形成的檔案資料，主要包括：

1.國營、集體資產的檔案目錄

（1）資產負債表；

（2）往來明細表；

（3）固定資產明細表；

（4）土地、房產證及平面圖；

（5）遺留問題及處理的建議。

2.破產、歇業企業改制資料檔案目錄

（1）改制請示；

（2）改制方案（附職代會決議）；

（3）改制批復；

（4）職工身份置換測算表；

（5）資產審計評估報告；

（6）資產出讓協議及公證書（公開競價出售的附則相關手續）；

（7）土地評估報告；

（8）土地處置批文；

（9）土地使用證復印件；

（10）保險費緩繳、土地出讓金和契稅免繳、直撥公房劃撥批準手續；

（11）職工置換身份有關手續（解除、終止勞動關系合同、支付補償金花名冊、現有參保人員花名冊、托管人員花名冊）；

（12）本次改制中資產報損和三年以上應收帳款核銷手續，改制時剝離資產批準手續（含：非生產經營性資產、政策性項目扣減、資產報損、三年以上應收款核銷、凈資產、工資獎勵基金結余、配股、量化等）；

（13）資產出讓資金使用審計報告和明細清單。

3.企業破產清算過程中檔案資料

（1）企業向法院遞交的破產申請；

（2）法院的民事裁定書、公告；

（3）法院成立企業破產清算組人員名單函；

（4）銀行及其他債權人債權申報書及對債權人認定債權的通知；

（5）清算組向法院提交的清算報告（包括對破產具有法律效力的財務審計報告，資產評估報告，資產清冊及資產核銷清單）；

（6）債權人大會決議；

（7）破產終結裁定書；

（8）工商行政管理部門注銷企業營業執照證明，稅務部門注銷企業納稅登記證明；

（9）清算組在企業破產清算工作中的資金收支明細帳目；

（10）破產終結后遺留問題及善后處理材料；

（11）企業破產清算工作總結報告；

（12）破產終結后審計部門的破產審計報告；

（13）其他有關材料。

4.破產、歇業企業財務會計形成文件材料歸檔目錄

（1）會計憑證；

（2）會計帳簿；

（3）財務報告及報表；

（4）其他文件材料。

三、破產、歇業和統管企業檔案資料的整理和移交

整理：由企業的原主管部門、行業管理辦公室會同原企業相關人員對需要移交的檔案進行規范整理，編制目錄（文書檔案永久、長期卷要編制文件級目錄，其他檔案編制案卷級目錄）。

移交：移交時應由原主管部門、行業管理辦公室會同新的接受部門編制移交清冊，填寫移交登記表（一式兩份），交接雙方各執一份。

四、破產、歇業和統管企業檔案資料的鑒定和銷毀

破產、歇業、統管企業的檔案資料按照有關規定確實需要銷毀的，經鑒定予以銷毀，銷毀過程中要注意以下幾點：

（一）文書檔案的鑒定和銷毀：文書檔案短期由原主管局或行業管理辦公室負責鑒定銷毀；

（二）財務檔案的鑒定與銷毀：會計檔案憑證滿15年的無債權債務的，由原主管局或行業管理辦公室負責鑒定銷毀；尚有債權債務的，必須整理、保存、移交；

（三）破產、歇業企業的人事工資檔案、改制檔案、資產檔案破產過程中形成材料的檔案及相關法律文書都必須永久保存，破產、歇業、統管企業在檔案移交過程中形成的交接文據須永久保存；

（四）代表地方工業經濟發展形象的企業（機床廠、化肥廠、無線電廠、儀器廠等）全部檔案（包括有重要意義的圖片、實物）必須全面整理、保存、移交。

任何企業和個人無權自行銷毀本企業檔案資料。

五、破產、歇業和統管企業檔案資料的后續管理

履行移交手續后的檔案資料由有關鄉鎮、園區負責管理。

1.根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，規范整理，便于保管和利用。

2.保存檔案必須有足夠的庫房，庫房應具備衛生環境和防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。

3.凡調閱（借用）資料、檔案，須經鄉鎮或園區分管負責人批準，并履行調閱（借用）登記手續。

二○○九年九月二十一日